Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rovaniemen Nuorten Miesten Yhdistys Ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  3.10.2019, muokattu 4.4.2023

1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 
3. Rekisterin nimi 
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
6. Säännönmukaiset tietolähteet 
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
9. Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisterinpitäjä

• Rekisterin ylläpitäjä on Rovaniemen Nuorten Miesten Yhdistys Ry (Jäljempänä RoNMKY)
• y-tunnus: 1010800-7

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

• Puheenjohtaja Tanja Sipola, ronmky (at) gmail.com, 040 849 6104

3. Rekisterin nimi

• Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

• Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta RoNMKY:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 
  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
• Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta RoNMKY:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai RoNMKY:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on RoNMKY:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

• Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 
  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta.
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
    • Mm. henkilötunnus (tunnuksen antaminen on vapaaehtoista, mutta vaaditaan esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa seura ostaa pelaajalle lisenssin)
• Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: 
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Laskuihin liittyvät tiedot 
  • Valokuva 
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä
  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa RoNMKY:lle.
• Tietoja saadaan Suomen Koripalloliiton lisenssijärjestelmästä niiden jäsenten osalta, jotka ovat ostaneet Suomen Koripalloliiton lisenssijärjestelmän mukaisen lisenssin.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

• Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
• Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
• Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Visma Financial solutions Oy) sähköistä maksuvalvontapalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi seuran laskujen maksuvalvontaa ja perintää. Palvelu on linkitetty edellä mainittuun myClub-jäsenrekisteripalveluun ja tiedonsiirto tapahtuu näiden järjestelmien välillä.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

• Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 
• Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 
  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään seuran määrittämän kauden loppuun eli 31.5. saakka
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään seuran määrittämän kauden loppuun eli 31.5. saakka
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
• myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
• myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. 

9. Rekisteröidyn oikeudet

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 
  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 
• Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
• Rekisteröidyllä on mahdollisuus itse muokata omia tietojaan jäsenrekisterissä My Clubissa.